اختصاصات الإدارة

1/ القيام بكافة المهام التنفيذية المتعلقة بشراء المواد والمعدات والأجهزة اللازمة وفقاً للنظام والإجراءات المعتمدة، وذلك بالتشاور مع الجهات ذات العلاقة لتحديد الاحتياجات. وتتخذ في ذلك إجراءات الشراء اللازمة لتأمينها.

2/ القيام بكافة المهام التنفيذية المتعلقة بمنافسات الخدمات والإنشاءات وفقاً للنظام والإجراءات المعتمدة، والاشتراك مع الإدارة ذات العلاقة في إعداد الشروط والمواصفات للمنافسات الخاصة باللوازم والمعدات وتحديد الكميات اللازمة وفقاً لاعتمادات الميزانية والتخطيط المسبق.

3/أ:  تنسيق طلبات الشراء بعد تلقيها من الجهات ذات العلاقة والبحث عن البائعين المناسبين داخل المملكة وخارجها ، والقيام بإجراءات الإعلان والدعوة للمنافسات ، وترتيب الاجتماعات للمقاولين والمتعهدين والموردين والإجابة على استفساراتهم .

3/ب: عرض طلبات الشراء التي تزيد عن(30.000)ريال على لجنة فحص  عروض الشراء الـمباشر واستكمال الإجراءات و الـمحاضر بإعتماد صاحب الصلاحية. و حجز الـمبالغ للتعاميد من الإدارة الـمالية و إصدار التعاميد للمؤسسات و الشركات.

 4/تحرير العقود والعمل على توقيعها وإصدار أوامر الشراء للموردين وإحاطة الجهات  ذات العلاقة.

5/ اتخاذ إجراءات تخليص البضائع الواردة عن طريق الجمارك ومتابعة عملية الشحن حتى وصول المواد مستودعات الجامعة.

6/ إعداد عقود التنفيذ مع المؤسسات أو الشركات التي تتم الترسية عليها وذلك بالاشتراك مع الجهات الأخرى ذات العلاقة وطبقاً للشروط والمواصفات والقواعد المنظمة وقرارات لجنة فحص العروض. واعتماد العقود من صاحب الصلاحية.

7/ إعداد أوامر الصرف الخاصة بالمشتريات ومراجعتها وموافاة إدارة الشؤون المالية بها ومراجعة المستخلصات الواردة من إدارة المشاريع والصيانة.

8/ استكمال مستندات الشراء ومذكرات الفحص والاستلام، وإرفاقها بمذكرة طلب التعويض أو الصرف قبل إحالتها للإدارة المالية بموجب استمارات صرف.

9/ اتخاذ إجراءات فتح الاعتمادات المستندية لدى مؤسسة النقد العربي السعودي أو أحد البنوك التي تتعامل معها الجامعة والتعاون في ذلك مع إدارة الشؤون المالية ومراقبة هذه الاعتمادات.

10/ وضع النظم السليمة للإحتفاظ بالضمانات الإبتداية و النهائية المقدمة للجامعة والعمل على مراقبتها بصفة مستمرة و مراعاة تجديدها قبل انتهاء صلاحيتها.

11/ أ -مراجعة الشروط والمواصفات الخاصة بتأمين الأعمال للصيانة و التشغيل
و الـمشاريع و عرضها على لجنة دراسة الشروط و الـمواصفات لإقرارها.

واتخاذ إجراءات طرحها في منافسة عامة و كذا اتخاذ اللازم بعد الترسية لصرف مستحقات ومستخلصات المتعهدين والمقاولين في ضوء ما تتضمنه تقارير متابعة التنفيذ الواردة من الجهات المعنية.

ب- عمل الإجراءات الخاصة بالمنافسات وعرضها على لجنة دراسة الشروط والموصفات بالجامعة ومن ثم طرحها للمنافسة العامة ثم عرضها على لجنة فتح المظاريف وبعدها تعرض على لجنة فحص العروض وبعد نهاية عملها تستكمل إدارة المشتريات
الإجراءات النظامية.

ج-اتخاذ الإجراءات النظامية مع وزارة المالية للموافقة على العقود التي تزيد مدتها
على سنة و تزيد قيمتها عن(5.000.000) ريال.

12/ إعداد تقرير سنوي عن إنجازات الإدارة والمشاكل التي صادفتها وما اتخذ من إجراءات لعلاج تلك المشاكل ومقترحاتها لرفع الأداء في المرحلة المقبلة.​